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Em um mundo onde o tempo parece escasso e as responsabilidades só aumentam, muitos se perguntam: como otimizar o tempo de forma eficiente? Segundo dados do Instituto Locomotiva, 65% das pessoas afirmam não ter sequer um momento de descanso durante uma semana. A especialista em organização pessoal, Pati Penna, oferece uma resposta prática e inspirada para lidar com essa realidade, destacando que a chave para uma vida mais produtiva é em um autocuidado focado e em estratégias inteligentes de gestão do tempo.

Pati Penna revela que a organização começa com o básico: sono, alimentação, pausas e atividades físicas. Além disso, ela compartilha dicas preciosas para evitar distrações e organizar o dia de forma mais produtivo, do uso da técnica Pomodoro ao planejamento diário e delegação de tarefas

Ela sugere que, para aumentar a eficiência no trabalho, é necessário priorizar tarefas produtivas e reduzir distrações. Pati identifica três tipos principais de distrações que podem afetar o foco:

Distrações físicas: um ambiente desorganizado, com papéis e objetos espalhados, prejudicando a concentração. Manter uma área de trabalho arrumada, tanto no início quanto no final do expediente, ajuda a criar um ambiente mais favorável à produtividade.

Distrações digitais: notificações de celular e abas abertas podem dispersar a atenção. “Limite o uso de redes sociais e mantenha apenas o que é essencial. Estabeleça horários específicos para verificar mensagens e informar colegas ou familiares sobre horários de urgência”, recomenda.

Distrações sociais: no trabalho remoto, interrupções de familiares, crianças ou animais de estimação podem atrapalhar o foco. Em ambientes presenciais, o uso de fones de ouvido costuma indicar que você não quer ser interrompido, mas no home office isso nem sempre funciona. Para minimizar os custos, é útil fazer acordos com a família, como colocar um aviso na porta do escritório.

Compreender as principais distrações já é um primeiro passo para otimizar o uso do tempo. Confira a seguir algumas práticas:

Dicas para uma rotina mais produtiva

1. Planeje o seu dia - Crie uma lista de tarefas no início do dia ajuda a organizar o que precisa ser feito. Um estudo do Journal of Applied Psychology revelou que pessoas que usam listas de tarefas são 20% mais produtivas, devido à maior clareza sobre as atividades e objetivos do dia. Isso contribui para evitar a procrastinação e garantir que o foco seja nas atividades certas.
2. Utilize a técnica Pomodoro - A técnica Pomodoro consiste em trabalhar em blocos de 25 minutos, seguidos por uma pausa de 5 minutos. Após quatro ciclos, recomenda-se uma pausa mais longa, de 15 a 30 minutos. Segundo a Harvard Business Review, essa abordagem pode aumentar a produtividade, ao alternar períodos de foco intenso com pausas curtas, o que ajuda a manter a concentração e evitar o esgotamento mental.
3. Faça pausas ativas - Pausas curtas durante o dia podem parecer perda de tempo, mas, na verdade, melhoram o desempenho. Conforme o Time Hack Hero, pequenas pausas aumentam a capacidade de concentração em até 15%, especialmente em tarefas cognitivamente exigentes. Esses intervalos ajudam a aliviar o estresse e manter o foco.
4. Use uma tecnologia de forma consciente - O uso excessivo de tecnologia e redes sociais pode consumir muito tempo. Segundo a GlobalWebIndex, o brasileiro passa, em média, 3 horas e 45 minutos por dia nas redes sociais. Para evitar que isso prejudique a produtividade, estabeleça horários específicos para verificar mensagens e se concentrar nas atividades prioritárias.
5. Delegue e trabalhe em equipe - Delegar tarefas é uma maneira inteligente de otimizar a gestão do tempo. De acordo com a pesquisa The State of the Workplace da Gallup, empresas onde os líderes delegam com eficácia têm 33% mais chance de serem mais lucrativas. Além de liberar tempo para atividades estratégicas, a delegação aumenta o engajamento da equipe.
6. Revise e ajuste suas práticas semanalmente - Reserve um tempo semanal para revisar tarefas concluídas e planejadas para a semana seguinte. A American Psychological Association aponta que revisar periodicamente as práticas de gestão do tempo pode reduzir o estresse em até 25%, aumentando a sensação de controle e realização.

Essas práticas simples podem trazer benefícios à gestão do tempo, promovendo maior produtividade e bem-estar. “Além de melhorar o desempenho no trabalho, conservador para uma vida pessoal mais equilibrada, equilibrada o estresse e aumentando a sensação de realização. Pequenos ajustes na rotina são o primeiro passo para uma transformação que vai além da administração do tempo: trata-se de viver de forma mais eficiente e consciente”, finaliza Pati."

Pati Penna
Pati Penna é engenheira, pós-graduanda em Psicologia Positiva e Neurociências, além de especialista em organização pessoal. Com mais de 20 mil alunas em 21 países, dedica-se a ensinar mulheres a conquistarem uma vida completamente organizada e equilibrada. Mãe de dois filhos, empresária e autora de diversos treinamentos, iniciou sua transformação em 2015, após enfrentar desafios como a falência de quatro negócios, um divórcio e dificuldades financeiras e pessoais. Ao reorganizar sua vida a partir do zero — desde a casa e finanças até às emoções —, ela desenvolveu métodos que agora compartilha com mulheres ao redor do mundo, ajudando-as a viver com mais leveza e propósito. Saiba mais: Instagram.